Assistant Services à la Population - St Chinian H/F - 11

Au sein d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public.
Sous la hiérarchie directe de la Directrice Générale des Services, l'agent polyvalent assure les missions suivantes :
* Accueil physique et téléphonique des usagers à l'hôtel de ville, avec professionnalisme et bienveillance.
* Etat-civil : Instruction et rédaction des actes, mariages, naissances, décès, reconnaissances, parrainages civils, PACS, changements de nom et de prénoms, transcriptions d'actes, etc...
* Appui au service Passeport / Carte Nationale d'Identité (CNI) en binôme, pour le traitement des demandes.
* Gestion de démarches administratives en lien avec les différents services de la collectivité.
* Traitement du courrier entrant et sortant, en coordination avec le gestionnaire du service postal.
* Suivi des moyens matériels : gestion des fournitures, réservation de salles, documentation interne.

1. Assurer l'accueil physique et téléphonique du public :
* Accueil bienveillant et professionnel des usagers au guichet ou par téléphone ;
* Renseigner et orienter le public ;
* Identifier et gérer la demande selon son besoin de temporalité.
2. Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
* Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner les usagers
* Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité et des institutions administratives rattachées (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services) ;
* Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité ;
* Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs et formulaires selon les demandes.
3. Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation
* Assurer le traitement des courriers départ (mettre sous pli et affranchir) ;
* Constituer, actualiser et diffuser la documentation mise à disposition du public.
4. Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
* Gérer les photocopies pour les associations (assurer le suivi annuel des compteurs) ;
* Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent ;
5. Assurer un soutien administratif pour les services de la collectivité (administration générale, état civil, régie, élection, recensement)