Agent Polyvalent de Gestion Administrative H/F - 11

Groupe RIFSEEP : 1

Activités principales :
Assurer le secrétariat de direction du chef de service et de son adjoint:
- accueil téléphonique et physique
- prise de RDV, réalisation de courriers réponses avec les éléments transmis

Organiser, distribuer, affranchir, enregistrer sur le logiciel approprié et transmet le courrier administratif (compostage du courrier, enregistrement sur le logiciel ALICE, répartition..).
Diffuser les permanences hebdomadaires, les notes de service .
Mettre à jour les répertoires téléphoniques et organigrammes du service.

Gèrer le planning du médecin contrôleur conventionné de l'administration pour les services extérieurs (prise de RDV, gestion/transmission des certificats médicaux d'aptitude aux services concernés).
Assurer l'organisation et la gestion administrative des stages «éducation nationale»: préparation des notes de service, plannings, alimentation tableau de suivi, convention..

Assurer la polyvalence en matière de gestion administrative des personnels (carrière, formation, discipline, absentéisme médical, saisie des actes de la vie administrative dans le logiciel de suivi Dialogue, tenue des dossiers individuels,...), en liaison avec le bureau des ressources humaines local.

Environnement professionnel :
Secrétariat de direction. Enregistrement du courrier sur logiciel A.L.I.C.E.
Secrétariat médical.
Accueil téléphonique, classement.
Polyvalence pour: Gestion des ressources humaines, alimentation et fiabilisation sur logiciel DIALOGUE
Établissement des frais de missions (CHORUS DT).
Gestion de proximité des personnels (suivi de carrière et tenue des dossiers individuels au niveau local).
Pour des questions pratiques, le titulaire du poste est rattaché, pour gestion, au chef BLS.

Composition du service :
Secrétariat : 1 adjoint(e) administratif(ve)
BLS : 1 secrétaire administratif(ve) - 1 adjoint(e) administratif(ve)

Liaisons hiérarchiques :
Chef(fe) de circonscription et son adjoint(e)

Liaisons fonctionnelles :
Chef(fe) du Service départemental de soutien opérationnel et son adjoint(e) - Chef(fe) du BLS -
la DDPN - le SGAMI - le tribunal judiciaire - la préfecture - différents services de police et de gendarmerie

Vos perspectives :
La variété des tâches offertes par la gestion du secrétariat permet d'acquérir une polyvalence et une réactivité qui ouvrent des perspectives vers d'autres domaines d'activité; la maîtrise des process de la gestion RH de proximité peut également permettre de faciliter la préparation aux examens professionnels et concours internes