Secrétaire-Assistant H/F - Office Public de l Habitat de l Aude

Avec 7 000 logements et 175 collaborateurs, Habitat Audois, Office Public de l'Habitat, est le premier bailleur social du Département de l'Aude, fort de ses valeurs de solidarité, de proximité, d'efficacité, d'innovation et de responsabilité.
Habitat audois est certifié Qualibail et est également membre de la Société de coordination « HASSO », regroupant 6 OPH, faisant de ce groupe un acteur majeur du logement abordable en Occitanie.

Habitat Audois oeuvre sur un territoire « terre et mer » aux enjeux multiples de développement local et est engagé dans une démarche qualité et satisfaction clients qu'il souhaite résolument ancrer au plus près de ses habitants avec ses deux agences décentralisées.
nous recherchons :

Un/une SECRETAIRE-ASSISTANT(e)

Au sein de notre Direction Territoriale Est (Agence à Narbonne), vous exercez vos missions sous l'autorité du Directeur. Vous assurez l'accueil physique et téléphonique de l'agence et apportez un appui administratif et logistique essentiel aux Responsables de service et à l'Assistante de Direction.

Vous assurez les missions principales suivantes :

- Assurer partiellement l'accueil physique et téléphonique de l'agence en binôme avec la Chargée d'accueil: réceptionner les appels et accueillir les différents publics (demandeurs(ses), locataires, prestataires, partenaires, élus).
- Gérer administrativement les courriers entrants et sortants.
- Enregistrer les réclamations entrantes dans le respect des délais et procédures. Fournir une réponse aux réclamants et transmettre les dossiers aux services compétents pour un traitement approfondi.
- Assurer un soutien administratif aux services Proximité et Gestion Locative et Sociale.
- Gérer les agendas électroniques pour planifier et coordonner les rendez-vous en veillant à une optimisation des plannings et à une communication claire.
- Apporter un appui aux tâches administratives en collaboration avec l'Assistante de Direction, y compris la préparation de documents, la gestion de correspondances et le suivi de dossiers.
- Assurer la continuité des opérations administratives en remplaçant l'Assistante de Direction lors de ses absences, dans le respect des procédures et modes opératoires.
- Prendre en charge la logistique quotidienne de l'agence, incluant la gestion des fournitures, l'organisation des espaces de travail et le soutien aux événements internes, pour garantir un environnement opérationnel optimal.

Habitat Audois recherche un profil avec :

- Bac PRO Secrétariat ou équivalent souhaité ou expérience équivalente
- Expérience exigée de 2 ans

Ce poste exige principalement :

- Connaissances sur les fondamentaux de la relation client, l'Ecosystème du logement social,
- Connaissance des acteurs, actrices et dispositifs d'action sociale,
- Connaissance des techniques de prévention et résolution des conflits,
- Maîtrise des outils bureautiques, logiciels, téléphoniques.

- Qualités rédactionnelles et relationnelles
- Savoir appliquer les règles, les procédures et contrôler
- Capacité à gérer de multiples tâches
- Discrétion et confidentialité
- Capacité à alerter,
- Ecoute et diplomatie,
- Dynamisme,
- Autonomie,
- Sens de l'initiative,
- Capacité à travailler en équipe

Avantages:

13ème mois + prime sur objectifs individuels + intéressement + prévoyance/santé avec participation employeur + titres restaurant + 25jrs de congés payés + 17 jrs RTT + Compte Epargne Temps + prestations CSE + Possibilité de télétravail 1 jour fixe la semaine

Experience: 2 An(s)

Compétences: Bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités,Bureautique et outils collaboratifs,Principes de la relation client,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de gestion de conflits,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Identifier, traiter une demande client,Rédiger des messages et des emails professionnels,Utiliser les outils numériques,Gérer l'accueil téléphonique,Renseigner des documents clients,Respecter les délais de réponse et de traitement,Suivre les procédures de réponse standardisées

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Location de logements

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.

• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Compréhension de la demande du commanditaire
• Dynamisme
• Autonomie
• Relation client
• Pro-activité
• Techniques de communication
• Gestion des conflits
• Permanence téléphonique